ペーパーレスの風潮はいらない

ペーパーレスの風潮はいらない

この記事を読むと、

ペーパーレスの狙いや意味を理解できます。

また、ペーパーレスの弊害を知る事が出来ます。

なぜなら私は自職場でペーパーレスの

狙いを理解せずに弊害を受けている人を

たくさん見てきたからです。

この記事を最後まで読むと、

ペーパーレス社会を生き残る

ちょっと出来るビジネスマンに

なれるかもしれません。

それでは早速行ってみましょう。

職場でのペーパーレスの狙いとは？

突然ですが、あなたの職場では

ペーパーレスが進んでいますか？

たとえ『あまり進んでない」と言う職場でも

言葉自体は聞いたことはあると思います。

ウチの職場もペーパーレスやりましょう　とか

ウチはペーパーレスが遅れてる　とかです。

では、質問ですが、

『ペーパーレスの狙いは答えられますか？』

何言ってるの？と言われそうな質問ですが、、

『紙を削減して資源のムダを減らす』

と答える方が非常に多いですね。

大抵の方はそう答えるのですが、、、

残念ながら答えはNOです。

『この様に考えるバカが多いから、

　ペーパーレスの風潮はやめろ』

と言うのが私の持論です。

じゃあペーパーレスの狙いって何？

答えはこうです。

紙で行っている効率の悪い仕事をやめて、

『仕事のムダを無くす』

あくまで目的は仕事のムダを無くす事です。

資源のムダを無くす事ではありません。

ペーパーレスという言葉の危険なところは

手段が目的化する事だと思ってます。

ペーパーレスという言葉は

響きがカッコいいので、

目的を見失うバカが増えます。

私が言いたいのは

『紙のムダは確かに減らすべきだが、

　それよりもっと減らすべきは仕事のムダ』

ペーパーレス風潮の弊害事例

A君は新人のサラリーマンです。

A君はあるプロジェクトの担当で

開発品の設計を任されています。

ある日、開発品の試作を行い、
試験をした所、結果が良くなくて
判定基準NGになってしまいました。

この日はこれまでの状況を上司に報告して

次のアクションを決める会議です。

A君は上司に報告する為、

ノートパソコンをプロジェクターに映して

状況報告する事にしました。

ペーパーレスの為に、
あえて紙で印刷はしませんでした。

A君:
『実は開発品の試験結果がNGで、、』

『こんな試作品を試験しまして、、』

『結果はこうでした、、』

とプロジェクター画面で報告を始めました。

すると上司は、説明を最後まで聞かず、

上司:
『この開発品の開発日程はどうなってる？』

と聞いてきました。

A君は慌てて、
ノートパソコン内の資料を探して

A君:『こんな日程になってます』
と見せました。

すると上司は

上司:
『この開発品のコスト目標はどうなってる？』

『あとコストの現状概算値も教えて』

と聞いてきました。

A君はまた慌てて
パソコンから資料を探しましたが

すぐには出てきません。

確かここにあったけどなぁと思いつつ、

A君:
『すみません、
ちょっと今は分からないです、、』

すると上司は

上司:
『今日は開発品のNG対策について

アドバイスが欲しかったんだろ？』

A君:『あっ、はいそうです』

上司:
『じゃあ、今コストがいくらで

あとどのくらいコストかけられるか

分からないとアドバイスが
出来ないじゃないか』

と言われてしまい、

この日は適切なアドバイスを
受ける事が出来ませんでした。

、、、事例終わり

どうです？分かりましたか？

ちょっと極端な例ですが、

見事にペーパーレスの弊害を受けています。

この場合、
A君は何をすれば良かったのでしょうか？

答えはこうです。

上司に適切なアドバイスを受けるため、

判断材料を机の上に並べて
説明する必要があった。

判断材料とはこんな感じです

・開発品そのもの

・開発品の試作図

・開発日程　と　開発完了納期が分かるもの

・試験結果報告書

・コスト目標と現在の概算値、、等々

これらを全てノートパソコンで

あらかじめ準備してすぐに映し出せるでしょうか？

たとえ出来てもすごく時間かかりそうですね。

多分仕事が出来る人なら

あらかじめ何が必要かをまずは

手書きで書き出してリストアップを行い、

資料を印刷して揃えていくと思います。

その方が、すぐに出せるし、

上司に判断してもらう時間が取れます。

まとめ

職場でのペーパーレスというのは、基本的に

会社の仕組みやシステムを考える人が使う言葉

例えば

・部署をまたぐ書類の回覧

・大量のデータを伴う情報展開

・定型業務で議論が必要ない場面

・決まった事を納得してもらうプレゼンなど

大量のデータを効率良く探せる様にする

この様な場合は、

煩雑な紙書類の運用をやめて
電子化、ペーパーレスを

進めていかなければなりません。

逆に以下の様な場合は

ペーパーレスにしてはいけません。

・チームミーティング

・プロジェクト進捗確認、フォロー会

・社内の上位報告

・次にやるアクションを決める場面

・議論が必要な時

議論する時は手書き、紙でやる方が早い

理由は
ペーパーレスにこだわり過ぎると
素早い情報共有を阻害するからです。

それは組織力の低下につながります。



以上です。

皆様のご意見お待ちしています。